多奇數位 Office 365 部落格

Office 365 管理者日誌 (74) 使用工作流程編輯複數清單項目

29. April 2016 Ann Office 365, Office 365 管理員, SharePoint Online (0)
在Office 365 管理者日誌 (73) SharePoint自訂快速步驟提到，本來想透過自訂按鈕來做每個月的清單重置，但因為工作流程只能套用在一個項目上無法達成目標。經過查詢後，目前網路上都推薦此文章中使用的方法，http://sharepointsolutions.blogspot.tw/2008/05/looping-through-items-in-sharepoint.html，要編輯複數的工作清單項目，要使用不只一個工作流程。我最後要達成的效果是，在要進行每月重置的清單中，點選自訂的按鈕後，每個項目的指定欄位都會變為0。   1.建立一個新的名為Loop的清單。 2.在要執行編輯複數清單項目的清單中，建立一個新的欄位名為Processed，類行為是/否，設定預設值為否。 3.在名為Loop的清單中建立以下工作流程。 插入若目前項目欄位值等於，選擇建立者，點選等於，修改成不是空的。 插入更新清單項目，設定當要執行編輯複數清單項目的清單中欄位Processed=否，將值該為是。 差入核心動作中的暫停期間，設定為2分鐘。 2.在要執行編輯複數清單項目的清單中，建立以下工作流程。 建立新項目在Loop清單。 過了2分鐘後，刪除此項目。 3.在原本的每月重置按鈕，改為以下的工作流程。每月重置的按鈕新增方法請參考Office 365 管理者日誌 (73) SharePoint自訂快速步驟。 建立新項目在Loop清單中。   結果展示 1.按下每月重置的按鈕後，Loop清單會自動建立項目。 2.經過一段時間後，又會自動把項目刪除，只留下最一開始的紀錄。 3.回到要執行編輯的清單中，值已經都被設為0了，但會多出兩個欄位，可以進清單顯示中修改為不顯示。   參考資料：http://sharepointgypsy.blogspot.tw/2011/01/sharepoint-designer-workflows-2.html   == 要試用 Office 365 的朋友，請點 Office 365 Enterprise E3 試用版 – 30 天期 進行試用申請。 ==

Office 365 管理者日誌 (73) SharePoint自訂快速步驟

25. April 2016 Ann Office 365, Office 365 管理員, SharePoint Online (0)
什麼是快速步驟?其實就是自訂一個按鈕，點選後會自動幫你做設定好的事情，由於要做什麼事是用工作流程設定的，所以也可以做到很複雜的事。本來是想要每個月把清單內容全部重置用的，最後卻發現快速步驟沒辦法全選項目後啟動，只能單一項目套用，不過把它當成啟動某工作流程的按鈕來用也是不錯的，至於要怎麼把清單中全部的項目都重置，就還要另外再研究了~   1.點選上方清單>自訂清單中的新增快速步驟。 2.點選是或允許的話，就會自動開啟SharePoint Designer。 3.SharePoint Designer開啟後，會跳出新增按鈕的畫面，選擇要設定在此按鈕上工作流程的類型，按鈕的名字和圖案。 4.做好上述設定點選確定後，畫面會自動跳到文自行設計工具，開始編輯工作流程。 5.在這裡示範的設定是，將所有項目的值設為0。設定完成後點選發佈。 6.回到清單中，在上方的項目>快速步驟中，就可以看到剛剛設定的按鈕了。勾選某項目後點選快速步驟，會出現快速步驟的欄位。 7.如果不想要有快速步驟的欄位顯示的話，要到清單>修改檢視中修改。 8.清除該欄位顯示的勾選後點選確定。   == 要試用 Office 365 的朋友，請點 Office 365 Enterprise E3 試用版 – 30 天期 進行試用申請。 ==

Office 365 管理者日誌 (72) InfoPathDesigner設計清單小技巧之二

22. April 2016 Ann Office 365, Office 365 管理員, SharePoint Online (0)
在InfoPath中，如果希望某一格不能由使用者亂填，要直接抓取當前使用者且不能更改要怎麼做呢？在Office 365 管理者日誌 (61) InfoPathDesigner設計清單小技巧介紹過一個方法，是使用userName()抓取登入帳號，再擷取@之前的字。但有時帳號名稱不符合需求，有人希望是抓取該帳號的顯示名稱的話又該如何做呢？   設定資料連線 1.點選上方的資料>資料連線。 2.點選新增。 3.點選建立新連線至>接收資料。 4.點選SOAP Web服務。 5.輸入https://組織名稱.sharepoint.com/_vti_bin/UserProfileService.asmx?WSDL 6.選擇GetUserProfileByName。 7.之後的設定不用變動，一直按下一步到完成。   設定欄位預設值 1.點選要設定的欄位後，點選上方的內容，勾選唯獨，點選預設值。 2.點選fx函式按鈕。 3.點選插入欄位或群組。 4.點選顯示進階檢視。 5.在欄位的下拉式選單中，選擇GetUserProfileByName(次要)，點選圖中該位置的Value欄位後，然後點選篩選資料。 6.點選新增。 7.左方選擇Value，右方選擇鍵入文字後，輸入PreferredName。 8.最後一直點選確定就完成囉~   == 要試用 Office 365 的朋友，請點 Office 365 Enterprise E3 試用版 – 30 天期 進行試用申請。 ==

Office 365 管理者日誌 (62) SharePoint自訂工作流程 運用更新清單項目

6. April 2016 Ann SharePoint Online, Office 365 管理員, Office 365 (0)
由於有客戶希望，在SharePoint中建立一份講師清單，裡面紀錄老師的一些資訊，以及能統計每位老師上課時數的欄位，上課時數的資料來源，是在申請該老師來上課確定後自動加總上去。 首先我用Excel建立了講師清單的表格，然後匯入SharePoint清單中。方法請參考Office 365 管理者日誌 (55) 將資料從Excel匯入Sharepoint Online清單。 再來利用InfoPath Designer設計申請講師的清單。方法請參考Office 365 管理者日誌 (61) InfoPathDesigner設計清單小技巧。 我們的目的就是把申請講師的清單中，相同老師並且已被核准的上課時數，加總到講師清單中的上課時數裡。   下圖是這次設計的工作流程，核准的過程是用之前教過的動態指派核准者。方法請參考Office 365 管理者日誌 (31) 在SharePoint Online實作請假流程。 在最終的主管核准後紅框的部分，就是此篇文章的重點。   1.需要用到清單動作中的更新清單項目，以及核心動作中的執行計算。    2.執行計算時，要將目前項目的上課時數(=申請講師所填寫的上課時數)。 3.加上講師清單中的之前累積的上課時數，條件是申請講師時的講師姓名(設計清單時用下拉式選單模式所以是回傳識別碼)=講師清單中的識別碼。 4.最後輸出至變數，可以選擇系統自動建立的變數計算，也可以使用自己建立的新變數。 5.在更新清單項目中，尋找清單項目條件與上面一樣，點選新增。 6.設定上課時數=工作流程變數與參數中剛剛的變數。   == 要試用 Office 365 的朋友，請點 Office 365 Enterprise E3 試用版 – 30 天期 進行試用申請。 ==

Office 365 管理者日誌 (61) InfoPathDesigner設計清單小技巧

1. April 2016 Ann Office 365 管理員, Office 365, SharePoint Online (0)
在之前的兩篇文章裡，有稍微提過一些InfoPathDesigner的使用方法。 Office 365 管理者日誌 (25) 使用SharePoint實作單一核准者的電子簽呈 Office 365 管理者日誌 (31) 在SharePoint Online實作請假流程 而這次為了客戶的需求設計的清單，在這之中用到幾個之前沒提過的小技巧，在這篇文章中也分享給大家。 需求如下。 1.申請人姓名希望不能由使用者亂填，要直接抓取當前使用者且不能更改。 2.講師姓名的控制項是一個下拉式選單，且選項要從另一個清單中的欄位抓取。 3.標題的部分和申請人姓名一樣，要設定為唯讀，內容為申請人姓名+申請老師+講師姓名。   申請人姓名希望不能由使用者亂填，要直接抓取當前使用者且不能更改。 1.選取該控制項後，點選內容，勾選唯讀，使用者就不能更改其內容了，然後點選預設值。 2.點選fx圖式。 3.點選插入函數，設定預設值為substring-before(substring-after(userName(), "i:0#.f|membership|"), "@")。 4.在選取函數時可以看到函數的功能說明。 因為使用userName()抓出來的當前使用者，會顯示i:0#.f|membership|admin@網域名... 所以用substring-after()，把i:0#.f|membership|去掉，再使用substring-before()把@後面去掉。   講師姓名的控制項是一個下拉式選單，且選項要從另一個清單中的欄位抓取。 1.在常用>控制項中，點選下拉式清單方塊。 2.點選從SharePoint清單查詢選項，選擇資料來源的清單和欲抓取資料的欄位。   標題的部分和申請人姓名一樣，要設定為唯讀，內容為申請人姓名+申請老師+講師姓名。 其中講師姓名的部分，由於是從別的清單中抓取資料，單純抓取此清單中的講師姓名欄位，只會顯示辨識碼。 為了要顯示老師的姓名，要用進階的設定方式，如果沒有進行過上面第二項的設定，是抓取不到資料的喔~ 1.點選插入欄位或群組。 2.點選顯示進階檢視。 3.上方的清單預設顯示當前的清單(=主要資料)，請更換為講師清單(=次要資料)，點選講師清單中的姓名欄位，然後再點選篩選資料。 4.點選新增。 5.左方選擇講師清單中的識別碼，右方選擇選取欄位或群組。 6.將上方的清單更換為主要資料，點選其中的講師姓名欄位。   其他 上課時數是文字方塊並設定資料格式為數字。 上課主題是單純的文字方塊。 課內容的控制項，使用的是RTF文字方塊，才能輸入多行文字。   == 要試用 Office 365 的朋友，請點 Office 365 Enterprise E3 試用版 – 30 天期 進行試用申請。 ==

Office 365 管理者日誌 (59) SharePoint清單與Access資料庫間的匯入匯出

1. April 2016 Ann Office 365, Office 365 管理員, SharePoint Online (0)
之前在Office 365 管理者日誌 (55) 將資料從Excel匯入Sharepoint Online清單中，介紹過SharePoint清單與Excel間的轉換，但Excel只有單向同步，而這篇文章中要教的Access，和SharePoint間可以雙向同步。對於資料存在Excel的客戶，卻有需要雙向同步的話，將資料在Access和Excel間轉換其實很快速，對於資料本來就在Access的客戶當然是更加有利啦~ 這篇文章要介紹以下三種方法，將資料在SharePoint清單與Access間做轉換。 1.使用Access，將Access的資料匯出至SharePoint清單(沒有同步)2.使用Access，將SharePoint清單匯入至Access(雙向同步)3.使用SharePoint，將SharePoint清單匯出至Access(雙向同步) 無論是哪一種方法，只要有相關聯欄位的清單，都會一併做匯入匯出的動作。 資料在Access的客戶，請先做1再做2 or 3。資料已在SharePoint清單的客戶，可以做2 or 3，變成用Access管理。   使用Access，將Access的資料匯出至SharePoint清單(沒有同步) 1.對資料表點選匯出>SharePoint清單。 2.在指定SharePoint網站點選網站，或是自行輸入網址，然後輸入要建立的清單名稱(無法匯出至已存在的清單)。 3.在這裡可以勾選儲存匯出步驟，甚至可以和Outlook結合，建立週期性的工作。 4.儲存匯出後，在外部資料>儲存的匯出中可以看到此工作。 5.但要注意再次執行這項工作的話，由於無法匯出至已存在的清單，所以結果會是再新增另一個清單庫。   使用Access，將SharePoint清單匯入至Access(雙向同步) 1.在Access點選建立>SharePoint清單>現有SharePoint清單。 2.在指定SharePoint網站點選網站，或是自行輸入網址，點選"以建立連結資料表的方式，連結至資料來源"。 3.勾選欲匯入的清單名稱。   使用SharePoint，將SharePoint清單匯出至Access(雙向同步) 1.在SharePoint清單中，點選上方的清單>在Access中開啟。 2.指定舊的資料庫檔案，或是新的資料庫檔案欲儲存的位置，勾選連結至SharePoint網站上的資料。 3.完成後，雖然我們只在一個清單上做匯出，但可以看到有相關聯的清單也一併匯出了。   == 要試用 Office 365 的朋友，請點 Office 365 Enterprise E3 試用版 – 30 天期 進行試用申請。 ==

Office 365 管理者日誌 (55) 將資料從Excel匯入Sharepoint Online清單

25. March 2016 Ann Office 365, Office 365 管理員, SharePoint Online (0)
使用自訂工作流程控制清單中的資料，可以做非常多好用的功能，但萬一資料很多，難道要一筆一筆輸入嗎!?其實如果舊有資料能轉成Excel的格式，那就能使用Excel直接匯入SharePoint Online中喔!而且還能達到同步線上清單與Excel的效果(雖然只有單向啦~只能更改SharePoint後同步至Excel)。   1.首先當然要有一個Excel資料表，然後選取要匯入的範圍，點選插入>表格。 2.確定有勾選有標題的表格。 3.點選表格中隨便一格，會出現資料表工具，點選設計>匯出>匯出表格至SharePoint清單。 4.輸入SharePoint網址，如果要同步SharePoint清單中的內容至Excel，就要勾選建立唯獨連線至新SharePoint清單，在名稱中輸入欲建立的清單庫名稱(不能和現有的重複)。 5.確認資料類型無誤。 6.完成後，可以直接到該網站檢視。 7.或是在設計的外部表格資料中點選以瀏覽器開啟，也可以直接到該線上清單。 8.一進入清單中，狀態會在編輯中，如沒有要編輯，記得點選停止。 9.在SharePoint中更改資料後，要按重新整理才能將資料同步下來。 10.或是點選內容。 11.點選連線內容。 12.視情況勾選啟用幕後執行更新作業和開啟時自動更新。 13.如不想在同步資料，點選取消連結即可。   而反過來要從SharePoint清單匯出至Excel更容易唷! 1.在SharePoint清單中點選上方的清單>匯出至Excel。 2.開啟iqy檔。 3.對Excel跳出的警告點選啟用。 開啟的表格就已經是單向同步的檔案了。   == 要試用 Office 365 的朋友，請點 Office 365 Enterprise E3 試用版 – 30 天期 進行試用申請。 ==

Office 365 管理者日誌 (46) 商務版的網站403 FORBIDDEN

5. February 2016 Ann Office 365, Office 365 管理員, SharePoint Online (0)
有使用商務版的客戶，可能會遇到一個奇怪的情況，那就是在點選九宮格中的網站後，出現403 FORBIDDEN。 其實如果知道商務版中的內容，就會發現商務版本來就沒有包含SharePoint(=網站)，開不起來也是理所當然的。 但按鍵卻出現在九宮格中，這是否是微軟的疏失呢？ 既然按鍵都出現在九宮格中了，使用者就有可能會按到，按了又不能用，很奇怪啊～ 因此在這篇文章中，要教管理員如何讓這個預設應用程式消失。   1.進入Office365系統管理中心。點選系統管理員>SharePoint。 2.進入SharePoint系統管理中心後，點選設定。在設定中的第一個選項，顯示或隱藏選項中，將網站設定為隱藏。 雖然是鴕鳥心態的作法，但至少眼不見為淨！ 但此作法沒辦法指定特定使用者看不見，只能讓大家都看不見。 所以只推薦單純用商務版的客戶，或是反正都不會用到網站功能的客戶這樣做。 關於這個問題，我們也會再詢問微軟是否要改善。   == 要試用 Office 365 的朋友，請點 Office 365 Enterprise E3 試用版 – 30 天期 進行試用申請。 ==

Office 365 管理者日誌 (45) 變更SharePoint Designer核准程序Email內容

4. February 2016 Ann Office 365, Office 365 管理員, SharePoint Online (0)
在自訂工作流程時使用開始核准程序，都會自動有如下圖的內容，寄給被指派核准工作的人。 雖然這樣就不用再寄信通知使用者去核准，但信件內容卻不一定符合我們的需求。 例如此封信件中，就不能直接連到點選核准的頁面，對使用者來說很不方便。 本篇文章將介紹，如何自訂這封email的內容，以及如合讓使用者直接連到核准頁面。   1.點選該核准程序的名稱。 2.進入該程序後，點選變更單一工作的行為。 3.點選第一項以電子郵件傳送工作通知給目前工作:指定給。 4.將主旨和內文改成自己想要的樣子。反白欲加入超連結的字後，點選插入超連結，點選網址欄中的...瀏覽。 5.資料來源選擇目前工作:職務代理人核准，來源的欄位選擇Form_URN。 6.完成後，被指派工作的人收到的信件就變成如下圖，點選此頁面的超連結後，直接就可以點選核准或拒絕了。 7.另外在此核准程序中的信件通知，也都可以依照上述方式更改。   == 要試用 Office 365 的朋友，請點 Office 365 Enterprise E3 試用版 – 30 天期 進行試用申請。 ==

Office 365 管理者日誌 (31) 在SharePoint Online實作請假流程

8. January 2016 Ann Office 365, Office 365 管理員, SharePoint Online (0)
在Office 365 管理者日誌 (27) 使用SharePoint Designer自訂工作流程中，只介紹了基本編輯工作流程的方法，這篇文章要開始挑戰稍難一點的部分了。假定的請假流程如下，每位員工在請假時需要有職務代理人，請假時要先經過職務代理人同意，然後由自己部門的經理同意，最後由老闆同意。但是每位員工的職務代理人和經理都不相同，這時要怎麼做呢？以下就要教各位動態指派核准者的方法。 建立對照表 1.新增自訂清單。 2.進入清單後點選編輯。 3.在標題列右方點選+號，選擇個人或群組，建立職務代理人、經理、申請人三個項目。 但是！能在這裡可以進行更動的部分相當少，竟然連刪除都不行~ 不過這裡的介面比較方便，新增後能直接看到最後成果。 如果想要更動比較細部的部分(或是跟我一樣...只是想刪除不小心新增錯的)，請參考第四步驟。 4.在網站內容的頁面，對應用程式點選…>設定。 5.進入設定中，可以編輯欄順序。 6.點選欄位名稱，可以編輯此欄位是否必填，也能刪除手動新增的欄位(預設欄位無法刪除)。 7.編輯好欄位後，在此清單中新增幾筆資料。   編輯表單 新增表單庫，開啟InfoPath Designer設計表單。 請參考Office 365 管理者日誌 (25) 使用SharePoint實作單一核准者的電子簽呈。 下圖是我設計的請假表單提供大家參考。 加碼教學InfoPath中的計算值使用方式。 如上圖中我想要自動加總請假時數顯示在下方的欄位中，這時就需要用到計算值了。 1.點選控制項中的計算值。 2.點選該控制項右鍵>計算值內容。 3.點選函式符號，如圖插入欄位後輸入+。 (一開始我以為要用函式中的sum搞了好久，結果原來是我自己想得太複雜了，只要+就好啦~)   編輯工作流程 開啟SharePointDesigner編輯工作流程。 請參考Office 365 管理者日誌 (27) 使用SharePoint Designer自訂工作流程。 這次的工作流程圖如下。 和上一次的差別只在選擇核准程序的負責人時，不是指定特定人士。 而是選使用者的工作流程查閱，要求系統向剛剛建立的對照清單查詢。 此工作流程的邏輯如下。 當使用者A在表單庫新增表單後，該表單的修改者也會是A。 當A=對照表中的申請人，工作流程變會擷取和申請人同列的職務代理人為負責人。 另外在指派電子郵件收件者時，也是用一樣的方法。 但是在選擇欄位回傳的格式時，要選擇電子郵件地址。 如此一來便能做出動態指派核准負責人的工作流程了。 可能有些人會覺得奇怪，為什麼是修改者不是建立者？為什麼是顯示名稱不是使用者識別號碼？因為我測試的結果就是新增表單後，建立者的欄位是空的，修改者欄位才有資料。使用者識別號碼不成功，顯示名稱才成功啊~所以我也不知道為什麼，這方面還要再繼續研究！   參考資料： https://www.youtube.com/watch?v=Vhwz_OJkP8g   == 要試用 Office 365 的朋友，請點 Office 365 Enterprise E3 試用版 – 30 天期 進行試用申請。 ==