多奇數位 Office 365 部落格

Office 365 管理者日誌 (70) OneDrive也可以使用資訊版權管理(IRM)

22. April 2016 Ann EMS, Office 365, Office 365 管理員, OneDrive for Business (0)
在Office 365 管理者日誌 (69) 設定資訊版權管理 保護SharePoint中的檔案介紹過如何啟動SharePoint Online的資訊版權管理(IRM)，由於OneDrive也是SharePoint Online架構下的服務，所以只要SharePoint Online有啟動IRM，OneDrive當然也是能使用的。此篇文章要介紹在哪裡設定OneDrvie的IRM，還有管理員如何幫使用者設定OneDrive的IRM。   如何設定OneDrive的IRM? 1.進入OneDrive後，點選右上角的齒輪圖案>網站設定。 2.進入網站設定後，再點選右上角的齒輪圖案>網站內容。 3.點選名為文件的文件庫…>設定。 4.點選資訊版權管理。 5.勾選限制在此OneDrive下載的權限，設定標題與描述，點選顯示選項，編輯IRM的設定。 6.無論有沒有編輯的權限，都無法在瀏覽器中編輯，只能選擇直接從Word中開啟或是下載該檔案(差異就是編輯檔案後，會不會同步到OneDrive上)，如果在OneDrive更動了共用權限，下載下來的檔案也會同步喔! 7.沒有編輯權限的人，雖然可以編輯共用，但要求還是會傳給擁有者同意。(此範例檔案擁有者為Ann，共用檔案給Eddie有檢視權，Eddie編輯共用邀請Stevie後，Ann便會收到此封通知信)   管理員如何幫使用者設定OneDrive的IRM? 如果組織中的使用者很少，可以考慮用Office 365 管理者日誌 (8) 備份組織中所有OneDrive檔案中的更改OneDrive存取權限，讓管理員在不登入使用者的帳號下，擁有使用者的OneDrive的完整存取權後，幫使用者設定OneDrive的IRM。 但如果組織中的使用者很多，總不可能一個一個設定了吧?還好微軟有提供寫好的PowerShell檔，只要根據指示更改PowerShell指令其中的幾個項目就可以使用。 1.下載SharePoint Online Client Components SDK和SharePoint Online Management Shell。 2.自動匯出所有使用者OneDrive的URL。 請參考https://technet.microsoft.com/en-us/library/jj585031.aspx#BKMK_SharePointOnline此篇文章中的SharePoint Online and OneDrive for Business: IRM Configuration>Configuring IRM for OneDrive for Business>Additional script to output all OneDrive for Business URLs to a .CSV file，複製官方提供的PowerShell指令，改掉其中的SharePoint系統管理中心網址和全域管理員帳號。 3.注意執行的時候要用系統管理員的身分，不然載入模組會失敗，我使用的方法是先以系統管理員身分執行Windows PowerShell ISE，用ISE開啟PowerShell檔後執行。 4.請參考同篇文章中的Configuration for administrators，一樣複製內容後更改其中的SharePoint系統管理中心網址、全域管理員帳號、OneDrive的URL(用尋找取代編輯剛剛匯出csv檔就可使用了)，還要把文件庫名稱改成中文的文件。 5.找到檔案中以下的部分，是設定資訊版權管理的地方，依據需求設定。 下圖為自製的指令和設定的對照表。 更改完檔案後，一樣記得要以系統管理員身分執行PowerShell檔案，不然會因為模組無法載入而執行失敗。   == 要試用 Office 365 的朋友，請點 Office 365 Enterprise E3 試用版 – 30 天期 進行試用申請。 ==

[Office 365 快速上手系列] 用Office Online開啟本機檔案

9. March 2016 Ann Office 365, 快速上手系列, OneDrive for Business (0)
Office Online是個很方便的服務，就算電腦上沒有安裝Office 的應用程式也能透過網頁瀏覽器的方式使用Word、Excel、PowerPoint跟OneOnte。但有一個小遺憾，我們無法用Office Online直接開啟本機的檔案，只能將檔案上傳至OneDrive後才能編輯。不過其實Chrome有一個好用的外掛，可以讓我們使用Office Online直接開啟本機檔案。   這個外掛就叫做Office Online。 https://chrome.google.com/webstore/detail/office-online/ndjpnladcallmjemlbaebfadecfhkepb 主要功能是讓使用者快速登入OneDrive，並且可以直接開啟最近在OneDrive開啟過的檔案。 (OneDrive和OneDrive for Business都可用) New：可以直接在OneDrive中新增檔案。 Open：可以開啟OneDrive和本機中的檔案。 Account：切換帳號。 Settings：是否要給Feedback。   == 要試用 Office 365 的朋友，請點 Office 365 Enterprise E3 試用版 – 30 天期 進行試用申請。 ==

[Office 365 快速上手系列] 商務用OneDrive如何與客戶共用檔案

19. February 2016 Ann Office 365, 快速上手系列, OneDrive for Business, Exchange Online (0)
使用OneDrive存放檔案非常方便，只要有網路隨時隨地都可以取得檔案，不需要再連VPN回公司或是用隨身碟來存放檔案，避免了搞不清楚哪個檔案是最新版的問題，也節省許多複製來貼上去的時間。而檔案除了與公司內的人共用外，有時也需要傳給客戶看，甚至是和客戶憶起編輯檔案，這時操作方法和公司內共用就有一點不同喔~ 雖然本部落格在之前已經發過類似的文章，也就是[Office 365 快速上手系列] 商務用OneDrive 使用方式此篇，但由於Office365一直都在改版，介面常常過幾個月後就不同了，圖片的參考性也就大幅降低，因此這篇文章中用最新介面的圖片來重新介紹。   使用Email傳送OneDrive中的檔案 此功能只有OWA(網頁版)和Office2016才有，Office2013以下都沒辦法在附加檔案時，直接選擇OneDrive中的檔案，但如果有在本機電腦中同步OneDrive(可參考[Office 365 快速上手系列] 商務用OneDrive 設定此篇文章)，還是可以用像是附加本機檔案中的方式來附加OneDrive中的檔案。 Office2016 1.在新信件中點選插入>附加檔案>瀏覽Web位置>OneDrive。 2.打開的資料夾位置位於網路上。 3.點選附加檔案右邊的箭頭，可以將附件檔型式改為附加為複本(即是普通的附件檔無共用功能)，或是變更權限。 OWA 1.點選附加檔案。 2.除了自己OneDrive中的檔案外，也可選擇與我共用中的檔案，或是和群組有關的檔案。(關於群組可參考[Office 365 快速上手系列] 在OWA中處處可見的群組究竟是?此篇文章) 3.選完欲共用的檔案後，會跳出以下兩種選擇。 4.選擇附加為OneDrive檔案的話，對方收到的信會如下圖是一個連結，收件者可以看到最新的變更，也能夠編輯此檔案。要注意的是組織外的人無法開啟。 5.選擇附加為複本時，對方就會收到和平常一樣的附件檔，即使對方編輯了也完全是另一個檔案，無法影響到寄件者原本的檔案。   使用OneDrive共用檔案 那如果想要組織外的人也能參與共同編輯，該怎麼辦呢？雖然可以做到，但目前還無法直接在寄出Email時設定，只能使用OneDrive中的共用功能，相比直接寄信來說，多了要產生連結和複製連結再寄信的幾個步驟。 1.在OneDrive中，對欲共用的檔案點選…>共用。 2.點選取得連結，選擇編輯連結-不需登入，依情況可設定到期日，複製該連結給欲共用的對象。   == 要試用 Office 365 的朋友，請點 Office 365 Enterprise E3 試用版 – 30 天期 進行試用申請。 ==

[Office 365 快速上手系列] 隨時都可在手機上使用Office365

8. January 2016 Ann Office 365, OneDrive for Business, Skype for Business, 快速上手系列, Exchange Online (0)
官方在手機上出了很多App，無論是Iphone還是Android都有，讓您即使不方便使用電腦，也還是可以連線到Office365進行作業。如下圖所示，有收信用的Microsoft Outlook或OWA for Android(or IOS)，即時通訊和線上會議用的Skype fo Business，1TB雲端空間OneDrive和Office手機版應有盡有。   Outlook App 1.左上角可列出資料夾，右上角為設定，右下角圓圈為新增郵件，下方從左到右為郵件、行事曆、檔案(附件檔案)和連絡人。 2.點選左上角後，可以點選查看所有資料夾，以列出所有資料夾。   3.這裡教大家一個常用的設定，常用手機收信的人一定都希望收到信後就有通知，但是預設的通知卻只會通知收件匣的信，如果信件有設規則分類到其它資料夾就沒有通知了。要調整這個設定，請點選右上角…>設定。 4.點選通知。 5.將通知設定為All Mail。 6.在下方點選行事曆後，右上方的設定會改變選項，預設是用議程的方式檢視，可以切換為日檢視。   OWA App 1.和Outlook都是收發信件用的App，介面看起來比較像OWA，只能綁訂一個帳號。 左上角一樣是進入資料夾，下方從左到右為郵件、行事曆、連絡人，相比Outlook沒有附件檔案。 2.點選左上角進入資料夾後，可以看到一個齒輪圖案。 3.點選齒輪圖案，可以設定自動回覆和App密碼鎖等是Outlook App沒有的。   OneDrive App 1.一開始登入時請選擇商務用OneDrive。 2.左上角就如同網頁版OneDrive的左方窗格。 3.可以切換檢視別人共用給您的檔案。 4.點選下方的+號，會跳出上傳or建立資料夾。   5.點選上傳，可以從手機中上傳照片。 6.選取檔案後，在上方會出現另外的工具列，從左到右分別是共用、移動、刪除、保持檔案離線、設定。 7.其中共用檔案，可以選擇要在組織內OneDrive中共用，或是用email等方式傳送出去。 8.而設定則是可以更改或檢視檔案的設定。 .   Skype for Business App 1.第一次登入Skype for Business的畫面，如果輸入帳號密碼卻出現錯誤不能登入的話，請點選進階選項。 2.在Autodetect server輸入Sipdir.online.lync.com。 3.要記得輸入完後記得勾選。 4.順利登入後會跳出安全性警告，請勾選永遠信任此憑證後按繼續。 5.一進入後可以看到行事曆中的預定行程和最近即時通訊的紀錄。右上角有會議和連絡人的選項。 6.此為會議的畫面。 7.此為連絡人的畫面，基本上和桌面版Skype for Business完全一樣。   == 要試用 Office 365 的朋友，請點 Office 365 Enterprise E3 試用版 – 30 天期 進行試用申請。 ==