Office 365 管理者日誌 (61) InfoPathDesigner設計清單小技巧 1. April 2016 Ann Office 365 管理員, Office 365, SharePoint Online (0) 在之前的兩篇文章裡，有稍微提過一些InfoPathDesigner的使用方法。 Office 365 管理者日誌 (25) 使用SharePoint實作單一核准者的電子簽呈 Office 365 管理者日誌 (31) 在SharePoint Online實作請假流程 而這次為了客戶的需求設計的清單，在這之中用到幾個之前沒提過的小技巧，在這篇文章中也分享給大家。 需求如下。 1.申請人姓名希望不能由使用者亂填，要直接抓取當前使用者且不能更改。 2.講師姓名的控制項是一個下拉式選單，且選項要從另一個清單中的欄位抓取。 3.標題的部分和申請人姓名一樣，要設定為唯讀，內容為申請人姓名+申請老師+講師... [More]
Office 365 管理者日誌 (59) SharePoint清單與Access資料庫間的匯入匯出 1. April 2016 Ann Office 365, Office 365 管理員, SharePoint Online (0) 之前在Office 365 管理者日誌 (55) 將資料從Excel匯入Sharepoint Online清單中，介紹過SharePoint清單與Excel間的轉換，但Excel只有單向同步，而這篇文章中要教的Access，和SharePoint間可以雙向同步。對於資料存在Excel的客戶，卻有需要雙向同步的話，將資料在Access和Excel間轉換其實很快速，對於資料本來就在Access的客戶當然是更加有利啦~ 這篇文章要介紹以下三種方法，將資料在SharePoint清單與Access間做轉換。 1.使用Access，將Access的資料匯出至SharePoint清單(沒有同步)2.使用Ac... [More]
Office 365 管理者日誌 (55) 將資料從Excel匯入Sharepoint Online清單 25. March 2016 Ann Office 365, Office 365 管理員, SharePoint Online (0) 使用自訂工作流程控制清單中的資料，可以做非常多好用的功能，但萬一資料很多，難道要一筆一筆輸入嗎!?其實如果舊有資料能轉成Excel的格式，那就能使用Excel直接匯入SharePoint Online中喔!而且還能達到同步線上清單與Excel的效果(雖然只有單向啦~只能更改SharePoint後同步至Excel)。 1.首先當然要有一個Excel資料表，然後選取要匯入的範圍，點選插入>表格。 2.確定有勾選有標題的表格。 3.點選表格中隨便一格，會出現資料表工具，點選設計>匯出>匯出表格至SharePoint清單。 4.輸入SharePoint網址，如果要... [More]
Office 365 管理員日誌 (53) 禁止使用者寄出公司機密文件 14. March 2016 Ann Office 365 管理員, Exchange Online (0) 公司都不希望重要文件，讓員工隨意的使用Email寄出。在Exchange Online中有一個資料外洩防護(Data loss prevention)的功能，也就是大家常聽到的DLP，在Exchange Online Plan 2當中才有，它可以偵測出郵件中特定的內容，例如VISA卡號、身分證字號等，在使用者要寄出這些內容時，就可以禁止寄出或是要回報主管才可寄出。但其實它也可以做到偵查出特定格式的附件檔，例如履歷表、報價單、公司內部使用的特定表格等等。當然使用者若不是使用公司的Email寄出，這個功能就沒有用囉!但對於防止沒有太多資訊知識的使用者還是綽綽有餘(如果需要更加強大的功能來保護機密資... [More]
[Office 365 快速上手系列] 用Office Online開啟本機檔案 9. March 2016 Ann Office 365, 快速上手系列, OneDrive for Business (0) Office Online是個很方便的服務，就算電腦上沒有安裝Office 的應用程式也能透過網頁瀏覽器的方式使用Word、Excel、PowerPoint跟OneOnte。但有一個小遺憾，我們無法用Office Online直接開啟本機的檔案，只能將檔案上傳至OneDrive後才能編輯。不過其實Chrome有一個好用的外掛，可以讓我們使用Office Online直接開啟本機檔案。 這個外掛就叫做Office Online。 https://chrome.google.com/webstore/detail/office-online/ndjpnladcallmjemlbaeb... [More]
[Office 365 快速上手系列] OneNote好用功能介紹 整合功能和歷程記錄 22. February 2016 Ann Office 365, 快速上手系列, Exchange Online (0) 習慣使用OneNote筆記後，發現除了筆記的基本功能外，還有整合其他Office365的服務，讓寫好的筆記可以方便分享，另外也有歷程記錄方便共同作業。 例如直接按電子郵件頁面，就能透過Outlook寄信出去。 結合行事曆 可以插入在行事曆中的會議資訊。 1.點選常用>會議詳細資料，可以立即點選今天的會議。 2.或是選擇另一天的會議 3.插入後如下圖。 結合工作 1.點選常用>Outlook工作，可選擇預設時間或自訂時間。。 2.設定主旨、日期、提醒等後，按儲存並關閉。 3.在OneNote中會有工作的圖示。 4.點選一下後，會變成勾勾，表示... [More]
[Office 365 快速上手系列] 商務用OneDrive如何與客戶共用檔案 19. February 2016 Ann Office 365, 快速上手系列, OneDrive for Business, Exchange Online (0) 使用OneDrive存放檔案非常方便，只要有網路隨時隨地都可以取得檔案，不需要再連VPN回公司或是用隨身碟來存放檔案，避免了搞不清楚哪個檔案是最新版的問題，也節省許多複製來貼上去的時間。而檔案除了與公司內的人共用外，有時也需要傳給客戶看，甚至是和客戶憶起編輯檔案，這時操作方法和公司內共用就有一點不同喔~ 雖然本部落格在之前已經發過類似的文章，也就是[Office 365 快速上手系列] 商務用OneDrive 使用方式此篇，但由於Office365一直都在改版，介面常常過幾個月後就不同了，圖片的參考性也就大幅降低，因此這篇文章中用最新介面的圖片來重新介紹。 使用Email傳送On... [More]
[Office 365 快速上手系列] 桌面版Excel 禁止他人編輯特定儲存格 15. February 2016 Ann Office 365, 快速上手系列 (0) 在Office365中使用Office系列，對使用者來說共同編輯這個功能是最吸引人的。關於共同編輯可參考[Office 365 快速上手系列] Office 365 文件共用與共同編輯此篇文章。在共同編輯時，尤其是在填Excel表格時，有時只希望其他使用者編輯特定的儲存格，有些儲存格完全不能讓其他人變動內容，這時要怎麼做呢？本篇文章要教各位如何使用Excel中保護工作表這個功能。 1.點選上方功能列中的校閱>允許使用者編輯範圍。 2.點選新範圍。 3.取一個易辨識的名稱，點選參照儲存格中右方的按鈕，用拉選的方式選擇儲存格。如果是允許任何人編輯的儲存格，不要設定密碼。如果... [More]
Office 365 管理者日誌 (46) 商務版的網站403 FORBIDDEN 5. February 2016 Ann Office 365, Office 365 管理員, SharePoint Online (0) 有使用商務版的客戶，可能會遇到一個奇怪的情況，那就是在點選九宮格中的網站後，出現403 FORBIDDEN。 其實如果知道商務版中的內容，就會發現商務版本來就沒有包含SharePoint(=網站)，開不起來也是理所當然的。 但按鍵卻出現在九宮格中，這是否是微軟的疏失呢？ 既然按鍵都出現在九宮格中了，使用者就有可能會按到，按了又不能用，很奇怪啊～ 因此在這篇文章中，要教管理員如何讓這個預設應用程式消失。 1.進入Office365系統管理中心。點選系統管理員>SharePoint。 2.進入SharePoint系統管理中心後，點選設定。在設定中的第一個選項，顯示或隱藏選項... [More]
Office 365 管理者日誌 (45) 變更SharePoint Designer核准程序Email內容 4. February 2016 Ann Office 365, Office 365 管理員, SharePoint Online (0) 在自訂工作流程時使用開始核准程序，都會自動有如下圖的內容，寄給被指派核准工作的人。 雖然這樣就不用再寄信通知使用者去核准，但信件內容卻不一定符合我們的需求。 例如此封信件中，就不能直接連到點選核准的頁面，對使用者來說很不方便。 本篇文章將介紹，如何自訂這封email的內容，以及如合讓使用者直接連到核准頁面。 1.點選該核准程序的名稱。 2.進入該程序後，點選變更單一工作的行為。 3.點選第一項以電子郵件傳送工作通知給目前工作:指定給。 4.將主旨和內文改成自己想要的樣子。反白欲加入超連結的字後，點選插入超連結，點選網址欄中的...瀏覽。 5.資料來源選擇目前工作:職務代... [More]
[Office 365 快速上手系列] Outlook鮮為人知的功能 記事、資料夾、捷徑 4. February 2016 Ann Office 365, 快速上手系列 (0) Outlook中大家最常用郵件、行事曆和連絡人，但除了這三個外，在導覽列我們還可以看到工作、記事、資料夾、捷徑等。 工作 此功能最方便的地方是，如有很久以後才要完成的工作，可以有提醒作用。 1.進入工作後點選左上角新增工作。點選工作可以編輯主旨、日期、狀態、完成率、提醒等。 2.點選詳細資料，可設定完成日期、預期和實際的時間等。 3.選擇指定工作，可把此工作指定給別人。 其他詳細資料可參考[Office 365 快速上手系列] 便利貼走開~~Outlook 工作好幫手此篇文章。 記事 記事可和手機同步，在Iphone中為備忘錄。 1.進入記事後，可點選左上角... [More]
Office 365 管理者日誌 (44) 員工離職了Office365該如何處理？ 4. February 2016 Ann Office 365, Office 365 管理員 (0) 雖然不是天天都有員工離職，但若是使用Office365持續1、2年，要處理員工離職這件事是難免的。 如果是單純員工離職，依照需求備份資料後，將授權移除即可。 備份資料可能需要直接登入使用者的帳號，可參考Office 365 管理者日誌 (40) 讓管理者重設你的密碼此篇文章更改密碼後登入。 移除授權可參考Office 365 管理者日誌 (22) 購買Office365後如何啟動序號並套用授權此篇文章，在套用授權時不勾選任何授權即可。 另外一個狀況是員工離職後，有新員工進來補，這又產生兩種狀況。 一是幫新員工創立新的帳號，二是讓新員工使用舊員工的帳號。 如果是建立一個新的帳號，首... [More]