Office 365 管理者日誌 (62) SharePoint自訂工作流程 運用更新清單項目 6. April 2016 Ann SharePoint Online, Office 365 管理員, Office 365 (0) 由於有客戶希望，在SharePoint中建立一份講師清單，裡面紀錄老師的一些資訊，以及能統計每位老師上課時數的欄位，上課時數的資料來源，是在申請該老師來上課確定後自動加總上去。 首先我用Excel建立了講師清單的表格，然後匯入SharePoint清單中。方法請參考Office 365 管理者日誌 (55) 將資料從Excel匯入Sharepoint Online清單。 再來利用InfoPath Designer設計申請講師的清單。方法請參考Office 365 管理者日誌 (61) InfoPathDesigner設計清單小技巧。 我們的目的就是把申請講師的清單中，相同老師並且已被核准的上... [More]
Office 365 管理者日誌 (59) SharePoint清單與Access資料庫間的匯入匯出 1. April 2016 Ann Office 365, Office 365 管理員, SharePoint Online (0) 之前在Office 365 管理者日誌 (55) 將資料從Excel匯入Sharepoint Online清單中，介紹過SharePoint清單與Excel間的轉換，但Excel只有單向同步，而這篇文章中要教的Access，和SharePoint間可以雙向同步。對於資料存在Excel的客戶，卻有需要雙向同步的話，將資料在Access和Excel間轉換其實很快速，對於資料本來就在Access的客戶當然是更加有利啦~ 這篇文章要介紹以下三種方法，將資料在SharePoint清單與Access間做轉換。 1.使用Access，將Access的資料匯出至SharePoint清單(沒有同步)2.使用Ac... [More]
Office 365 管理者日誌 (55) 將資料從Excel匯入Sharepoint Online清單 25. March 2016 Ann Office 365, Office 365 管理員, SharePoint Online (0) 使用自訂工作流程控制清單中的資料，可以做非常多好用的功能，但萬一資料很多，難道要一筆一筆輸入嗎!?其實如果舊有資料能轉成Excel的格式，那就能使用Excel直接匯入SharePoint Online中喔!而且還能達到同步線上清單與Excel的效果(雖然只有單向啦~只能更改SharePoint後同步至Excel)。 1.首先當然要有一個Excel資料表，然後選取要匯入的範圍，點選插入>表格。 2.確定有勾選有標題的表格。 3.點選表格中隨便一格，會出現資料表工具，點選設計>匯出>匯出表格至SharePoint清單。 4.輸入SharePoint網址，如果要... [More]
Office 365 管理者日誌 (46) 商務版的網站403 FORBIDDEN 5. February 2016 Ann Office 365, Office 365 管理員, SharePoint Online (0) 有使用商務版的客戶，可能會遇到一個奇怪的情況，那就是在點選九宮格中的網站後，出現403 FORBIDDEN。 其實如果知道商務版中的內容，就會發現商務版本來就沒有包含SharePoint(=網站)，開不起來也是理所當然的。 但按鍵卻出現在九宮格中，這是否是微軟的疏失呢？ 既然按鍵都出現在九宮格中了，使用者就有可能會按到，按了又不能用，很奇怪啊～ 因此在這篇文章中，要教管理員如何讓這個預設應用程式消失。 1.進入Office365系統管理中心。點選系統管理員>SharePoint。 2.進入SharePoint系統管理中心後，點選設定。在設定中的第一個選項，顯示或隱藏選項... [More]
Office 365 管理者日誌 (45) 變更SharePoint Designer核准程序Email內容 4. February 2016 Ann Office 365, Office 365 管理員, SharePoint Online (0) 在自訂工作流程時使用開始核准程序，都會自動有如下圖的內容，寄給被指派核准工作的人。 雖然這樣就不用再寄信通知使用者去核准，但信件內容卻不一定符合我們的需求。 例如此封信件中，就不能直接連到點選核准的頁面，對使用者來說很不方便。 本篇文章將介紹，如何自訂這封email的內容，以及如合讓使用者直接連到核准頁面。 1.點選該核准程序的名稱。 2.進入該程序後，點選變更單一工作的行為。 3.點選第一項以電子郵件傳送工作通知給目前工作:指定給。 4.將主旨和內文改成自己想要的樣子。反白欲加入超連結的字後，點選插入超連結，點選網址欄中的...瀏覽。 5.資料來源選擇目前工作:職務代... [More]
Office 365 管理者日誌 (31) 在SharePoint Online實作請假流程 8. January 2016 Ann Office 365, Office 365 管理員, SharePoint Online (0) 在Office 365 管理者日誌 (27) 使用SharePoint Designer自訂工作流程中，只介紹了基本編輯工作流程的方法，這篇文章要開始挑戰稍難一點的部分了。假定的請假流程如下，每位員工在請假時需要有職務代理人，請假時要先經過職務代理人同意，然後由自己部門的經理同意，最後由老闆同意。但是每位員工的職務代理人和經理都不相同，這時要怎麼做呢？以下就要教各位動態指派核准者的方法。 建立對照表 1.新增自訂清單。 2.進入清單後點選編輯。 3.在標題列右方點選+號，選擇個人或群組，建立職務代理人、經理、申請人三個項目。 但是！能在這裡可以進行更動的部分相當少，竟然連刪除都不行~ 不... [More]
Office 365 管理者日誌 (28) 設定SharePoint網站權限 5. January 2016 Ann Office 365, Office 365 管理員, SharePoint Online (0) 在SharePoint網站當中有相當多的設定可以調整，這篇文章要介紹最重要、最實用、最常使用到的權限這個部分。 1.在左上角應用程式中選擇網站。 2.點選右上角齒輪>網站設定。 一般的使用者是沒有網站設定這個選項的，除了Office365的全域管理員外，必須要有SharePoint管理員的身分，或擁有該網站設計以上權限的使用者才有網站設定，但是要能調整網站權限除了管理員，就只有完全控制權限的使用者才有。 指派SharePoint管理員 進入Office365系統管理中心>作用中的使用者，點選使用者後照下圖編輯。 指派完全... [More]
Office 365 管理者日誌 (27) 使用SharePoint Designer自訂工作流程 30. December 2015 Ann Office 365, Office 365 管理員, SharePoint Online (0) 在上一篇簡易的多層簽核設定中，雖然我們能做到多層簽核了，但應該會發現有點不方便的地方是，只能設定在開始和結束時寄信通知。為了使工作流程更加便利好用，我開始研究自訂工作流程的方法，進而發現到用SharePoint Designer編輯工作流程，除了寄信通知外還可以達到其他非常複雜的要求，但這篇文章只先暫時解釋基本的編輯方法，後續要如何寫出更符合客戶要求的工作流程，還有待努力測試與研究。 自訂工作流程 1.請至微軟官方下載中心下載SharePoint Designer，並更新至SP1。 假如未更新至SP1，會導致開Office365網站時跳出沒有權限的錯誤。 https://www.... [More]