多奇數位 Office 365 部落格

Office 365 管理者日誌 (74) 使用工作流程編輯複數清單項目

29. April 2016 Ann Office 365, Office 365 管理員, SharePoint Online (0)
在Office 365 管理者日誌 (73) SharePoint自訂快速步驟提到，本來想透過自訂按鈕來做每個月的清單重置，但因為工作流程只能套用在一個項目上無法達成目標。經過查詢後，目前網路上都推薦此文章中使用的方法，http://sharepointsolutions.blogspot.tw/2008/05/looping-through-items-in-sharepoint.html，要編輯複數的工作清單項目，要使用不只一個工作流程。我最後要達成的效果是，在要進行每月重置的清單中，點選自訂的按鈕後，每個項目的指定欄位都會變為0。   1.建立一個新的名為Loop的清單。 2.... [More]

Office 365 管理者日誌 (73) SharePoint自訂快速步驟

25. April 2016 Ann Office 365, Office 365 管理員, SharePoint Online (0)
什麼是快速步驟?其實就是自訂一個按鈕，點選後會自動幫你做設定好的事情，由於要做什麼事是用工作流程設定的，所以也可以做到很複雜的事。本來是想要每個月把清單內容全部重置用的，最後卻發現快速步驟沒辦法全選項目後啟動，只能單一項目套用，不過把它當成啟動某工作流程的按鈕來用也是不錯的，至於要怎麼把清單中全部的項目都重置，就還要另外再研究了~   1.點選上方清單>自訂清單中的新增快速步驟。 2.點選是或允許的話，就會自動開啟SharePoint Designer。 3.SharePoint Designer開啟後，會跳出新增按鈕的畫面，選擇要設定在此按鈕上工作流程的類型，按鈕的名字和... [More]

Office 365 管理者日誌 (72) InfoPathDesigner設計清單小技巧之二

22. April 2016 Ann Office 365, Office 365 管理員, SharePoint Online (0)
在InfoPath中，如果希望某一格不能由使用者亂填，要直接抓取當前使用者且不能更改要怎麼做呢？在Office 365 管理者日誌 (61) InfoPathDesigner設計清單小技巧介紹過一個方法，是使用userName()抓取登入帳號，再擷取@之前的字。但有時帳號名稱不符合需求，有人希望是抓取該帳號的顯示名稱的話又該如何做呢？   設定資料連線 1.點選上方的資料>資料連線。 2.點選新增。 3.點選建立新連線至>接收資料。 4.點選SOAP Web服務。 5.輸入https://組織名稱.sharepoint.com/_vti_bin/UserProfi... [More]

Office 365 管理者日誌 (70) OneDrive也可以使用資訊版權管理(IRM)

22. April 2016 Ann EMS, Office 365, Office 365 管理員, OneDrive for Business (0)
在Office 365 管理者日誌 (69) 設定資訊版權管理 保護SharePoint中的檔案介紹過如何啟動SharePoint Online的資訊版權管理(IRM)，由於OneDrive也是SharePoint Online架構下的服務，所以只要SharePoint Online有啟動IRM，OneDrive當然也是能使用的。此篇文章要介紹在哪裡設定OneDrvie的IRM，還有管理員如何幫使用者設定OneDrive的IRM。   如何設定OneDrive的IRM? 1.進入OneDrive後，點選右上角的齒輪圖案>網站設定。 2.進入網站設定後，再點選右上角的齒輪圖案&... [More]

Office 365 管理者日誌 (69) 設定資訊版權管理 保護SharePoint中的檔案

22. April 2016 Ann EMS, Office 365, Exchange Online, Office 365 管理員 (0)
在Office 365 管理者日誌 (68) 啟動Office365的版權管理 設定自動加密信件中，提過了如何開啟Office365中的版權管理服務，並結合Exchange Online自動加密信件，同樣的RMS也可以結合SharePoint Online來保護裡面的檔案。SharePoint的文件庫或清單通常都已經設定好存取權了，但是檔案被下載下來後，SharePoint不就管不到了嗎?這時版權管理就派上用場了，SharePoint中的IRM，可以設定檔案被下載時自動加密，所以即使檔案離開了SharePoint，也還是保有SharePoint設定的存取權限。   如何讓ShareP... [More]

Office 365 管理者日誌 (62) SharePoint自訂工作流程 運用更新清單項目

6. April 2016 Ann SharePoint Online, Office 365 管理員, Office 365 (0)
由於有客戶希望，在SharePoint中建立一份講師清單，裡面紀錄老師的一些資訊，以及能統計每位老師上課時數的欄位，上課時數的資料來源，是在申請該老師來上課確定後自動加總上去。 首先我用Excel建立了講師清單的表格，然後匯入SharePoint清單中。方法請參考Office 365 管理者日誌 (55) 將資料從Excel匯入Sharepoint Online清單。 再來利用InfoPath Designer設計申請講師的清單。方法請參考Office 365 管理者日誌 (61) InfoPathDesigner設計清單小技巧。 我們的目的就是把申請講師的清單中，相同老師並且已被核准的上... [More]

Office 365 管理者日誌 (61) InfoPathDesigner設計清單小技巧

1. April 2016 Ann Office 365 管理員, Office 365, SharePoint Online (0)
在之前的兩篇文章裡，有稍微提過一些InfoPathDesigner的使用方法。 Office 365 管理者日誌 (25) 使用SharePoint實作單一核准者的電子簽呈 Office 365 管理者日誌 (31) 在SharePoint Online實作請假流程 而這次為了客戶的需求設計的清單，在這之中用到幾個之前沒提過的小技巧，在這篇文章中也分享給大家。 需求如下。 1.申請人姓名希望不能由使用者亂填，要直接抓取當前使用者且不能更改。 2.講師姓名的控制項是一個下拉式選單，且選項要從另一個清單中的欄位抓取。 3.標題的部分和申請人姓名一樣，要設定為唯讀，內容為申請人姓名+申請老師+講師... [More]

Office 365 管理者日誌 (59) SharePoint清單與Access資料庫間的匯入匯出

1. April 2016 Ann Office 365, Office 365 管理員, SharePoint Online (0)
之前在Office 365 管理者日誌 (55) 將資料從Excel匯入Sharepoint Online清單中，介紹過SharePoint清單與Excel間的轉換，但Excel只有單向同步，而這篇文章中要教的Access，和SharePoint間可以雙向同步。對於資料存在Excel的客戶，卻有需要雙向同步的話，將資料在Access和Excel間轉換其實很快速，對於資料本來就在Access的客戶當然是更加有利啦~ 這篇文章要介紹以下三種方法，將資料在SharePoint清單與Access間做轉換。 1.使用Access，將Access的資料匯出至SharePoint清單(沒有同步)2.使用Ac... [More]

Office 365 管理者日誌 (55) 將資料從Excel匯入Sharepoint Online清單

25. March 2016 Ann Office 365, Office 365 管理員, SharePoint Online (0)
使用自訂工作流程控制清單中的資料，可以做非常多好用的功能，但萬一資料很多，難道要一筆一筆輸入嗎!?其實如果舊有資料能轉成Excel的格式，那就能使用Excel直接匯入SharePoint Online中喔!而且還能達到同步線上清單與Excel的效果(雖然只有單向啦~只能更改SharePoint後同步至Excel)。   1.首先當然要有一個Excel資料表，然後選取要匯入的範圍，點選插入>表格。 2.確定有勾選有標題的表格。 3.點選表格中隨便一格，會出現資料表工具，點選設計>匯出>匯出表格至SharePoint清單。 4.輸入SharePoint網址，如果要... [More]