Office 365 管理者日誌 (74) 使用工作流程編輯複數清單項目 29. April 2016 Ann Office 365, Office 365 管理員, SharePoint Online (0) 在Office 365 管理者日誌 (73) SharePoint自訂快速步驟提到，本來想透過自訂按鈕來做每個月的清單重置，但因為工作流程只能套用在一個項目上無法達成目標。經過查詢後，目前網路上都推薦此文章中使用的方法，http://sharepointsolutions.blogspot.tw/2008/05/looping-through-items-in-sharepoint.html，要編輯複數的工作清單項目，要使用不只一個工作流程。我最後要達成的效果是，在要進行每月重置的清單中，點選自訂的按鈕後，每個項目的指定欄位都會變為0。 1.建立一個新的名為Loop的清單。 2.... [More]
Office 365 管理者日誌 (73) SharePoint自訂快速步驟 25. April 2016 Ann Office 365, Office 365 管理員, SharePoint Online (0) 什麼是快速步驟?其實就是自訂一個按鈕，點選後會自動幫你做設定好的事情，由於要做什麼事是用工作流程設定的，所以也可以做到很複雜的事。本來是想要每個月把清單內容全部重置用的，最後卻發現快速步驟沒辦法全選項目後啟動，只能單一項目套用，不過把它當成啟動某工作流程的按鈕來用也是不錯的，至於要怎麼把清單中全部的項目都重置，就還要另外再研究了~ 1.點選上方清單>自訂清單中的新增快速步驟。 2.點選是或允許的話，就會自動開啟SharePoint Designer。 3.SharePoint Designer開啟後，會跳出新增按鈕的畫面，選擇要設定在此按鈕上工作流程的類型，按鈕的名字和... [More]
Office 365 管理者日誌 (62) SharePoint自訂工作流程 運用更新清單項目 6. April 2016 Ann SharePoint Online, Office 365 管理員, Office 365 (0) 由於有客戶希望，在SharePoint中建立一份講師清單，裡面紀錄老師的一些資訊，以及能統計每位老師上課時數的欄位，上課時數的資料來源，是在申請該老師來上課確定後自動加總上去。 首先我用Excel建立了講師清單的表格，然後匯入SharePoint清單中。方法請參考Office 365 管理者日誌 (55) 將資料從Excel匯入Sharepoint Online清單。 再來利用InfoPath Designer設計申請講師的清單。方法請參考Office 365 管理者日誌 (61) InfoPathDesigner設計清單小技巧。 我們的目的就是把申請講師的清單中，相同老師並且已被核准的上... [More]
Office 365 管理者日誌 (45) 變更SharePoint Designer核准程序Email內容 4. February 2016 Ann Office 365, Office 365 管理員, SharePoint Online (0) 在自訂工作流程時使用開始核准程序，都會自動有如下圖的內容，寄給被指派核准工作的人。 雖然這樣就不用再寄信通知使用者去核准，但信件內容卻不一定符合我們的需求。 例如此封信件中，就不能直接連到點選核准的頁面，對使用者來說很不方便。 本篇文章將介紹，如何自訂這封email的內容，以及如合讓使用者直接連到核准頁面。 1.點選該核准程序的名稱。 2.進入該程序後，點選變更單一工作的行為。 3.點選第一項以電子郵件傳送工作通知給目前工作:指定給。 4.將主旨和內文改成自己想要的樣子。反白欲加入超連結的字後，點選插入超連結，點選網址欄中的...瀏覽。 5.資料來源選擇目前工作:職務代... [More]
Office 365 管理者日誌 (31) 在SharePoint Online實作請假流程 8. January 2016 Ann Office 365, Office 365 管理員, SharePoint Online (0) 在Office 365 管理者日誌 (27) 使用SharePoint Designer自訂工作流程中，只介紹了基本編輯工作流程的方法，這篇文章要開始挑戰稍難一點的部分了。假定的請假流程如下，每位員工在請假時需要有職務代理人，請假時要先經過職務代理人同意，然後由自己部門的經理同意，最後由老闆同意。但是每位員工的職務代理人和經理都不相同，這時要怎麼做呢？以下就要教各位動態指派核准者的方法。 建立對照表 1.新增自訂清單。 2.進入清單後點選編輯。 3.在標題列右方點選+號，選擇個人或群組，建立職務代理人、經理、申請人三個項目。 但是！能在這裡可以進行更動的部分相當少，竟然連刪除都不行~ 不... [More]
Office 365 管理者日誌 (27) 使用SharePoint Designer自訂工作流程 30. December 2015 Ann Office 365, Office 365 管理員, SharePoint Online (0) 在上一篇簡易的多層簽核設定中，雖然我們能做到多層簽核了，但應該會發現有點不方便的地方是，只能設定在開始和結束時寄信通知。為了使工作流程更加便利好用，我開始研究自訂工作流程的方法，進而發現到用SharePoint Designer編輯工作流程，除了寄信通知外還可以達到其他非常複雜的要求，但這篇文章只先暫時解釋基本的編輯方法，後續要如何寫出更符合客戶要求的工作流程，還有待努力測試與研究。 自訂工作流程 1.請至微軟官方下載中心下載SharePoint Designer，並更新至SP1。 假如未更新至SP1，會導致開Office365網站時跳出沒有權限的錯誤。 https://www.... [More]
Office 365 管理者日誌 (26) 使用SharePoint實作簡易的多層簽核 30. December 2015 Ann Office 365, Office 365 管理員, SharePoint Online (0) 有的時候簽呈需要經過多層的核准，例如先給經理、會計審核後，再交給老闆同意。 如果有類似的需求，請參考以下的方式設定。 本文章以表單庫為範例，文件庫和自訂清單也都能做相同的設定。 設定多層簽核 1.進入網站內容新增應用程式後，調整應用程式設定。 2.由於我用的是跟上一篇文章相同的表單庫，因此先取消版本設定中的核准內容回復為否。 再更改權限與管理中的工作流程設定。 3.點選新增工作流程。 4.選擇發佈核准，輸入工作流程名稱，工作清單和歷程記錄清單選擇預設，最後勾選建立新項目時啟動工作流程。 5.選擇核准者，順序用同時全部(平行)的話，在相同欄位的核准者就不會要求核准的先後順序... [More]